Gelen kutusunu düzenli olarak "sıfırlayın".

Üretkenliğimizin gerçek düşmanı ve aynı zamanda en büyük stres faktörü, gelişigüzel bir şekilde “öğe” olarak adlandırdığımız genellikle orada olmaktan bunaldığımızı hissettiğimiz şekilsiz bir şeyler, görevler ve fikirler yığınıdır. Posta kutumuzu açıp tek tuşla onlarca e-postaya atladığımızda bu işler bizim için somut hale geliyor.

​

Bu stres nereden geliyor? Basitçe söylemek gerekirse; zihindeki netlik eksikliğinden kaynaklanıyor. Başka bir deyişle, e-postalarımızı kontrol altına almanın ilk adımı düzen ve netlik yaratmaktır. Spesifik olarak, bu, posta kutumuzu düzenli olarak boşaltmak anlamına gelir. Kalıcı durum, tüm iletilerin mümkün olan en erken zamanda değerlendirildiği bir "Boş Kutu" olmalıdır. GTD'nin 5 adımını hatırlayın: değerlendirme, tüm görevleri tamamlamanız gerektiği anlamına gelmez. Outlook gibi çoğu e-posta programı, kategorilerin sezgisel olarak oluşturulabileceği, ilgili görevi atayabileceğiniz bir işleve sahiptir. Doğru ortama girer girmez (örn. ofis / çevrimiçi) “Ofis” veya “Bilgisayar” kategorisinden önceden tanımlanmış bir görevi seçip tamamlayabilirsiniz.

​

E-postalarınızı gözden geçirmek, değerlendirmek ve organize etmek için günde iki kez bir zaman aralığı ayırın. İdeal olarak, sabah en önemli görevinize başlamadan önce ilk iş olarak bunu yapabilirsiniz. Ayrıca ofis kapanmadan kısa bir süre önce tekrar ortalığı toparlamanız tavsiye edilir, böylece kapıyı arkanızdan temiz bir zihinle kapatabilir ve eve kaygısız bir şekilde gidebilirsiniz. E-postalarınızı gözden geçirirken ikinci kuralı mutlaka aklınızda bulundurun.

​

​

​

​

2 dakikada daha az stres ve daha fazla üretkenlik kazanın.

Bir görevi 2 dakika veya daha kısa sürede tamamlayabilecekseniz, hemen şimdi yapın! Müşteri talebini yanıtlayın, eki iş arkadaşınıza iletin veya uçak biletlerinin çıktısını alın! Toparlanması ve değerlendirilmesi, hemen ele alınmasından daha uzun sürecek tüm görevler hemen yapılmalıdır. Gelen kutularımıza iki dakika veya daha kısa bir sürede veda edebileceğimiz kaç e-posta geliyor? Düşündüğümüzden daha fazla. Bu yöntem, tüm gün boyunca üzerinizde olan rahatsızlığın büyük bir kısmını ortadan kaldırır.

​

E-postalarınız ile ilgilenirken sadece 2 dakika kuralını kullanırsanız, elektronik mesaj akışını büyük ölçüde azaltabilir ve kontrol altına alabilirsiniz. Daha fazla zaman gerektiren diğer e-postaları, istediğimiz genel görünümü korumamıza yardımcı olan bir klasörler ve yapılacaklar listesi sistemine taşıyabiliriz.

​

​

​

​

Yapılandırılmış klasörler aracılığıyla düzen ve yapı oluşturun.

İlgili mesajları içine taşıdığınız e-posta ara yüzünde yapılandırılmış bir klasör sistemi oluşturun. Gelen kutunuzdaki alt klasörleri depolama alanı olarak kullanın. İki klasör özellikle önemlidir:

​

Bir " beklemedekiler " klasörüne ihtiyacınız var. Yanıt beklediğiniz tüm e-postaları buraya kaydedin çünkü bir sonraki proje adımını ancak başka bir departmandan biri size gerekli belgeleri gönderdiğinde atabilirsiniz.

​

Ayrıca " referanslar" için ikinci klasöre ihtiyacınız var. Burası, daha sonra okumak istediğiniz haber bültenlerini veya yalnızca bir sonraki proje için kullanabileceğiniz ekleri olan e-postaları kaydetmek için ideal yerdir. Kritik bilgileri kaçırmamanız için elbette bu klasörleri her hafta düzenli olarak gözden geçireceksiniz.

​

Kural 1'de açıklandığı gibi diğer e-postalarla devam edin. Tercih ettiğiniz programın görev alanını kullanın ve orada size uygun kategoriler oluşturun. GTD, bunları görevlerinize ve sorumluluklarınıza göre uyarlamanız gerekse bile, temel olarak aşağıdaki kategorileri önerir.

​

• Aramalar

​

• Gündem (belirli kişiler ve toplantılar için)

​

• Ofiste

​

• Günlük işler

​

• Bilgisayarda

​

• Evde

 

Şimdi, gelen e-posta sonucunda atmanız gereken somut adımı formüle edin. Yararlı bulursanız, e-postayı bir göreve ekleyebilirsiniz. Aksi takdirde ilgili maili arşivleyin ki e-posta kutunuz boşalsın.

​

​

​

​

Bizi izlemeye devam edin ve yeni rutinler/alışkanlıklar geliştirin

Tüm yöntem dördüncü kurala göre çalışır veya başarısız olur. GTD, e-postalarınızı nasıl daha iyi yönetebileceğiniz ve elektronik mesaj selinin ustası olabileceğinizin bir yöntemidir. Ancak, bu yaklaşımı süreçlerinize sağlam bir şekilde sabitler ve buna bağlı kalırsanız işe yarar.

​

Elbette eski alışkanlıklarınıza geri dönmeniz de söz konusu olabilir. Özellikle stresli ve olaylı bir çalışma haftasının dolup taşan bir e-posta kutusuna yansıyan birçok görevi birlikte getirdiği zamanlar olacaktır. Ancak bu, başarısız olduğunuz anlamına gelmez. Sadece kontrolü yeniden kazanmaya karar verin. Oturun ve düzenli olarak görev yığını üzerinde çalışın. Kısa zamanda durumun kontrolünün yine sizde olacağını göreceksiniz!

​

​

​

Şimdi temizle!

​

Bir öğleden sonranızı kendinize ayırın. Ne kadar erken olursa o kadar iyi. Gelen kutunuzu tamamen boşaltmak için kapsamlı bir temizlik yapın ve gelecekte kullanacağınız faydalı klasörleri ve görev kategorilerini oluşturun.

​

Mümkün olduğunca silmekten veya bir arşiv klasörüne kaydetmekten korkmayın. Sık sık "Bunu bir gün kullanabilirim" diye düşünürüz. İleride bir zamanda bir şeyin yeniden önem kazanması gerekiyorsa, doğru bilgiyi arşivlenmiş e-postalarda bulacaksınız. Önümüzdeki 6 ay içinde kesinlikle geri dönmeyeceğiniz her şey sonsuza kadar çöpte olmalı.

​

Bu kuralların işe yaradığını göreceksiniz ve konu e-postanıza geldiğinde birkaç küçük adımla hayal edebileceğinizden fazlasını yapabileceksiniz.

​

​

​

​

Şirketinizde sürdürülebilir e-posta iletişimi için ipuçları

​

​

Artık e-posta programınızı toparladığınıza, e-postalarınızı düzenli olarak düzenlediğinize ve e-posta kutunuzu sıfıra getirdiğinize göre, size şirketinizde veya müşterilerle veya tedarikçilerle genel iletişimi iyileştirebilecek birkaç ipucu vermek istiyoruz. Bu şekilde, karşılıklı dikkat ile güvenilir, olumlu ve üretken iş birliğine ulaşırsınız.

​

• Gereksiz e-postalardan kaçının. Başkalarını yalnızca postadaki bilgilerden gerçekten faydalanırlarsa veya bilgilendirilmeleri gerekiyorsa cc'ye koyun. Kendi gelen kutunuza bir göz atın. Kopyalamanız gerekmediğini düşündüğünüz kaç e-posta var? Bir dağıtım listesinden çıkarılmak isteyip istemediğinizi göndericiye açık bir şekilde bildirin.

​

• Bcc'den kaçının. Bu işlev, örneğin farklı müşterilere gönderilen bilgi e-postaları için çok bilinçli bir şekilde kullanılmalıdır. Güvenilir bir iş birliği için çabalayan herkes, açıklığa güvenir ve gizlilik için bcc işlevini kullanmaz.

​

• Açık bir konu yazın. Bu, alıcıyı e-postanın gerçek konusunun ne olduğunu bulmaktan kurtarır.

​

• E-postaya amacını kısaca açıklayarak başlayın. Bu aynı zamanda alıcıya zaman kazandırır. Metninizi belirli bir soru veya istekle tamamlayın. Bu da netliği artırır ve gereksiz döngüleri azaltır.

​

• Kendinize e-postasız zamanlar tanımlayın. Aracınızın "daha sonra gönder" işlevini kullanın ve gün sonundan kısa bir süre önce, örneğin cuma öğleden sonraları veya hafta sonları e-posta göndermekten kaçının. Burada da empati kurmak iyi bir ölçüdür. Hafta sonu başlamadan kısa bir süre önce iş arkadaşlarınızdan, o işe başlayamayacağınız, ancak zihinsel alanınızı işgal eden e-postalar almak ister misiniz? Hayır. O zaman siz de e-postalarınızı pazartesi sabahına kadar göndermeyin.