KAÄžITSIZ OFÄ°S – OFÄ°SÄ° YENÄ°DEN DÜZENLE
Kağıt karmaşasını en aza indirin
Analog yerine dijitale geçiÅŸ, kağıtsız bir ofiste, fiziksel materyallerle nerede çalışılacağına bilinçli olarak karar verilmesi meselesidir. Herhangi bir kağıt kullanmadan her ÅŸeyi %100 dijital yapmak isteyip istemediÄŸiniz elbette kiÅŸisel kararınıza baÄŸlıdır. Kağıtsız bir ofisin kullanımı, genellikle daha verimli çalışma ile sonuçlanır ve belgeler merkezi/dijital olarak depolanırsa ekip içerisinde iÅŸ birliÄŸi de büyük ölçüde basitleÅŸtirilebilir.
Bu makalede okuyacağınız başlıklar:
Kağıt hamuruna meydan okuma
Almanya’da yaÅŸayan her bir bireyin evdeki özel hayatlarında ama hepsinden önemlisi ofiste, yılda ortalama 250 kilogram kağıt tüketimi mevcut. DijitalleÅŸme hayatımızın her alanında artmasına raÄŸmen son yıllarda bu miktar önemli ölçüde azalmadı.
​
KarşılaÅŸtırma yapıldığında kağıt, yenilenebilir bir kaynaktır ve Avrupa'da en sık geri dönüÅŸtürülen hammaddedir. Dijital depolama ve elektronik iletiÅŸim ortamları da cihazların üretimi ve kullanımı (elektrik, sunucu hizmetleri, bulut tabanlı depolama, ...) yoluyla çevreyi kirletmektedir.
​
Bununla birlikte, birçok kiÅŸi kendi kağıt kütlelerini azaltmanın ve böylece yerden tasarruf etmenin ve belgelerine daha basit bir genel bakış saÄŸlamanın yollarını arıyor.
Daha iyi bir genel bakış için kağıtsız yaÅŸam
Kağıtsız çalışmak veya en azından kağıdı en aza indirmek, karışıklığı ve kaosu azaltır. Bir ekipte dijital olarak çalışmaya karar veren herkes, tüm konumlarda dikkatle saklanan belgelere eriÅŸebilir. "Yazdırmadan Önce DüÅŸünün" notu birçok e-postanın imzasında okunabilen ve belgenin gerçekten kağıt olarak istenmesi durumunda çıktısının alınması talebi, evrakların fiziksel portföyünü düÅŸük tutmak için hatırlatma aracı olarak kullanılıyor. Birçok durumda e-postalar ve mektuplar dijital biçimde iÅŸlenebilir veya iletilebilir.
​
Pek çok ofiste, her gün dijital biçimde saklanan ve bu nedenle aslında basılı biçimde bulunmaları gerekmeyen sonsuz sayıda sayfa yazdırılıyor. Özellikle çok sayfalı belgeleri veya Ä°nternet sayfalarını yazdırırken, genellikle boÅŸ sayfalar veya gerekli olmayan bilgiler de yazdırılır ve böylece yer kaplayan (dosya dolaplarında ve dosyalarda) malzeme üretilir.
​
Kesin rakamlar, 2019'un baÅŸlarında yayınlanan "Almanya ve Avusturya'daki kağıtsız ofisler" konulu güncel bir çalışma tarafından saÄŸlanmaktadır. Bir PC iÅŸ istasyonuna sahip yaklaşık 1.700 ofis çalışanına anket yapıldı.
​
-
Ankete katılanların sadece yüzde 4'ü tamamen kağıtsız çalıştıklarını belirtti.
​
-
Katılımcıların yaklaşık dörtte biri (%24) haftada 100 sayfadan fazla yazdırdıklarını söyledi.
​
-
Ankete göre, en sık basılan belgeler arasında metin tabanlı belgeler (%65), tablolar (%38) ve e-postalar (%37) yer alıyor.
​
-
Pek çok ofiste çıktılar için hala çok sayıda kağıt kullanılmasına raÄŸmen, ankete katılanların çoÄŸu kağıtsız çalışmayı memnuniyetle karşılayacağını iletti. Neredeyse dörtte üçü kağıt tabanlı belgelerin önümüzdeki birkaç yıl içinde giderek veya hatta tamamen vazgeçileceÄŸini varsaymaktadır.
GTD ile kağıtsız organizasyon
Tüm notlarınız, mesajlarınız ve görevleriniz hakkında netlik kazanarak yalnızca kağıttan kurtulmakla kalmaz, aynı zamanda masanızı ve zihninizi rahatlatır ve üretkenliÄŸinizi en üst düzeye çıkarırsınız. GTD ayrıca aÅŸağıdaki konularda da destek olur:
​
-
Profesyonel ve özel organizasyonu tek çatı altında toplamak,
-
Öncelikler ve bir sonraki aksiyonlar hakkında net kararlar almak,
-
Ä°ÅŸe motivasyonla baÅŸlamak ve iÅŸten sonra rahatlamak,
-
Yaratıcılık, yeni fikirler ve hayata odaklanmanız için daha fazla alan saÄŸlar.
Kağıtsız nasıl çalışırım?
Bir olasılık, belgeleri ve dosyaları bir USB çubuÄŸu, hafıza kartı, harici sabit sürücü veya tabii ki e-posta kullanarak iÅŸ arkadaÅŸlarınıza ve diÄŸer kiÅŸilere kolayca iletmektir. Bu, yalnızca kağıttan ve buna ek olarak pahalı toner ve mürekkep gibi sarf malzemeleri maliyetlerinden tasarruf saÄŸlamakla kalmaz, aynı zamanda zamandan da tasarruf saÄŸlar. Harici bir depolama ortamına kaydetmek, genellikle çok sayfalı bir belgeyi yazdırmaktan daha az zaman alır. Ayrıca sunumlar, tablolar veya grafikler ekranda mükemmel bir ÅŸekilde görüntülenebilir. Kağıtsız ofis yerden de tasarruf saÄŸlar. Bir zamanlar dosyalarla dolu olan bir metre uzunluÄŸundaki raflar, çok fazla alan kazandıran kağıtsız çalışma sayesinde geçmiÅŸte kalıyor!
Kağıtsız ofis için daha yararlı ipuçları:
Yazdırmadan önce düÅŸün
Tüm belgenin gerçekten yazdırılması mı gerekiyor, yoksa sadece birkaç sayfasını yazdırmak yeterli mi? Ya da belgeyi doÄŸrudan bir yere kaydetmek daha mı doÄŸru?
Her iki tarafa da yazdırın
Gerçekten yazılı olması gereken kağıtlar her iki taraftan da yazdırılırsa kağıt tüketimi en azından azaltılabilir. Bunun için bilgisayarda ilgili standart ayarlar vardır.
Mektupları ve faksları e-postalarla değiştirin
Özellikle önemli belgeler için, bunları postayla göndermek mantıklıdır. Ancak çoÄŸu durumda, bir e-posta aslında yeterlidir. Bu durum konu ve amaç bazında kontrol edilmelidir.
Kağıt tasarrufu haftaları oluşturun
Çalışanların çevre konusunda farkındalık oluÅŸturmalarını saÄŸlamak için örneÄŸin yılda iki kez kağıt tasarrufu haftaları ilan edilebilir. Önceden belirlenmiÅŸ bir süre içinde en az kağıt kullanan veya tasarruf eden departman, kampanya sonunda ödül alabilir.
Sadece kağıtsız deÄŸil, aynı zamanda daha etkin bir ÅŸekilde organize edilmiÅŸ GTD günü seminerlerimize katılın
GTD temel seminerlerimizde, basit ipuçlarıyla her gün meydana gelen görevler, randevular, sorumluluklar, kağıt desteleri ve makbuzların karmaÅŸasında nasıl baÅŸarılı bir ÅŸekilde ustalaÅŸabileceÄŸinizi öÄŸreneceksiniz. Ä°lkeleri içselleÅŸtirip keyifle, güvenle ve aÅŸinalıkla çalışabileceÄŸiniz bir sistem kurduktan sonra kağıt miktarı otomatik olarak azalacak. Her ÅŸeyi anında uygun kategoriye kaydedecek ve uzun zamandır aradığınızı hemen bulabileceksiniz.
​
Bu ve bunun gibi faydaları öÄŸrenmek çok kolay. Ä°puçlarını ne kadar kapsamlı ve derinlemesine uygulamak istediÄŸinize siz karar vereceksiniz. Hazır olduÄŸunuzda yöntemi geniÅŸletip veya sizin için verimli olmayan ÅŸeyleri azaltacaksınız. GTD'nin güzel yanı, sizi katı bir kalıba sokmak istemeyen önerilerinin olmasıdır. Olumlu etkilerini kendiniz test edebilirsiniz.
Merkezi dosyalama sayesinde kağıtsız çalışın
Kağıttan ve baskıyla ilgili diÄŸer sarf malzemelerinden tasarruf etmenin yanı sıra, kağıtsız ofisin bir dizi baÅŸka avantajı da vardır. Belgeler merkezi bir dijital depoda saklanıyorsa, uygun hakların atanması koÅŸuluyla herkes bunlara eriÅŸebilir. DiÄŸer faydaların yanı sıra, bu aynı zamanda verimlilikte bir artışa yol açar. Tüm çalışanların, sistem ve düzen ile ilgili farklı fikirleri olduÄŸu ofislerde doÄŸru evrak ve belgeleri aramak için bir hayli fazla zaman harcanabiliyor. Bir de bu iÅŸin dokümantasyon yönü var. Dijital kağıtsız ofiste, bir kağıt seline neden olmadan iÅŸi belgelemek ve takip etmek daha kolaydır.
Merkezi dosyalama kimler için faydalıdır ve faydaları nelerdir?
-
Dijital formda merkezi dosyalama, özellikle çalışanları dünyanın çeÅŸitli yerlerinde farklı yerlerde oturan veya çok hareket halinde olan ÅŸirketler için çok mantıklıdır.
​
-
Evden çalışanlar bile, istedikleri zaman kağıtsız dijital dosyalamaya hızlı ve kolay bir ÅŸekilde eriÅŸebilir ve sadece birkaç tıklamayla aradıkları belgeleri rahatça bulabilirler.
​
-
Farklı ÅŸubelerden ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaÅŸtırır.
​
-
Telefon görüÅŸmeleri veya toplantılar gibi diÄŸer önemli ÅŸeyler için zaman kazanırsınız.
Her durumda, üretken çalışma yoluyla daha verimli zaman yönetimi ve aynı zamanda birkaç kiÅŸi veya ekiple ortak çalışma, kağıtsız çalışmanın sonucudur.
​
Özellikle hareket halindeyken verilerinin merkezi olarak eriÅŸilebilir olmasını isteyen dünya çapında birçok ÅŸirket, yazılımın yerel bir bilgisayarda deÄŸil, "veri bulutunu" depolayan bir sunucuda çalıştığı yaygın bulut sistemlerinden birini tercih ediyor. Yeni yazılımların karmaşık ve maliyetli kurulumları artık söz konusu deÄŸil. Ayrıca, son derece hassas olan veri ÅŸifreleme konusu da birçok saÄŸlayıcı sorunu çok ciddiye aldığı için çözüme ulaÅŸtı. Sonuç olarak, belgeler ve bunların organizasyonu üzerinde iÅŸ birliÄŸini basitleÅŸtiren profesyonel yazılım çözümleri, kağıtsız ofis için ana itici güç olarak kabul edilmektedir. ÖrneÄŸin, günümüzde akıllı belge yönetimi, çoÄŸu durumda kağıt dosyalamayı gereksiz hale getirebilir ve böylece ofisteki can sıkıcı kağıt yığınlarını azaltabilir. Akıllı tarama çözümleri, bilgilerin bir belgeden otomatik olarak okunmasına izin verirken, yenilikçi belge yönetim sistemleri, uzun süre elektronik olarak iÅŸlenmesini mümkün kılmıştır. Bu yöntem, kağıt tüketimini azaltırken, aynı zamanda maliyetleri ve üretim sürelerini de azaltır. Kağıtsız çalışma ile belge güvenliÄŸi ve çalışanların bilgi verme yeteneÄŸi artırılırken, aynı zamanda ÅŸirketlerin geleceÄŸini ve rekabet gücünü de saÄŸlar, yani mükemmel bir kazan-kazan durumu!
Özellikle daha küçük ÅŸirketler dijitalleÅŸme ile baÅŸa çıkmakta zorlanıyor
Kağıtsız ofis organizasyonu
Kağıtsız çalışmanın avantajlarına raÄŸmen, belge süreçlerini dijitalleÅŸtirmeye çalışanlar çoÄŸunlukla daha büyük ÅŸirketlerdir. ÇeÅŸitli araÅŸtırmalar, çoÄŸu küçük ve orta ölçekli ÅŸirketin uygun yazılım çözümlerini uygulamakta zorlandığını göstermektedir.
​
Bunun nedeni, birçoÄŸunun kağıtsız ofise geçiÅŸin çok zaman alıcı ve maliyetli olduÄŸunu düÅŸünmesinden kaynaklanıyor. Ancak ofis ve iÅŸ süreçlerinin dijitalleÅŸmesinin, dolayısıyla kağıtsız ofisin, giderek daha fazla ÅŸirkette gündemde olduÄŸu da bir gerçek. Bununla birlikte, hayatın her alanında olduÄŸu gibi, hala iyileÅŸtirme için çok yer var.
Kağıtsız ofis, çalışma ortamını ve çalışma alışkanlıklarını mantıksal olarak deÄŸiÅŸtirir. DiÄŸer yandan kağıtsız ofisin getirdiÄŸi esneklik de büyük ölçüde yeniliklerin daha da yaygınlaÅŸmasına ve çalışan memnuniyetinin artmasına katkı saÄŸlıyor. Özel sektörde de kağıtsız ofis, sadeleÅŸtirme, özgürlük ve yeni alan oluÅŸturma ile öne çıkıyor.
​
Kağıtsız ofis uygulamasına karar verildikten sonra yapılacak ilk ÅŸey mevcut durumu analiz etmektir. Kağıt gerçekte nerelerde ve hangi alanlarda kullanılıyor? Ardından, kağıtsız ofisin adım adım uygulanmasına baÅŸlanmadan önce hedef durum tanımlaması yapılmalıdır. Deneyimler, bu aÅŸamada ÅŸirketin karmaşıklığına ve büyüklüÄŸüne baÄŸlı olarak her ÅŸeyin her zaman plana göre gitmediÄŸini ve fiili uygulamanın genellikle baÅŸlangıçta planlanandan daha uzun sürdüÄŸünü göstermektedir. Bu nedenle sabrın yanı sıra iyi bir planlama da ÅŸarttır. Sonuçta Roma bir günde inÅŸa edilmedi!
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.