GTD Ä°LE
ÇALIÅžMA YAPISI OLUÅžTURMAK
Yapılandırılmış çalışma, hayatı nasıl kolaylaÅŸtırır?
Masanızın üzerinde notlar var, bir yandan telefon çalıyor, kapı zilinin de sesini duyuyorsunuz ve tabii ki hepsi aynı anda gerçekleÅŸiyor. Bu kargaÅŸada zaman zaman tüm görevleri titizlikle ve zamanında tamamlamakta zorlanmanız ÅŸaşırtıcı olmaz. Ä°htiyaç duyulan ÅŸey, günlük (iÅŸ) yaÅŸamınıza daha fazla yapı kazandıran bir süreçtir.
​
GTD, öz yönetim yönteminin 5 adımı, yaklaÅŸan görevleri daha iyi kavramanıza, yapılandırılmış bir ÅŸekilde çalışmanıza ve sonuç olarak gerçekten önemli olan ÅŸeyler için kafanızı boÅŸaltmanıza yardımcı olur.
Bu makalede cevap bulacağınız sorular:
Meydan okuma
Ofiste veya evde çalışma masanızda dosyalar birikiyor, birkaç dakikada bir yeni bir e-posta geliyor ve telefon çalmaya devam ediyor. Acilen bir sunum hazırlamanız gerekiyor ve bir iÅŸ arkadaşınız gelecek haftaki konferansın ayrıntılarını acilen sizinle görüÅŸmek için bekliyor. Bunlar bir çoÄŸumuzun yaÅŸadığı durumlar deÄŸil mi?
​
ÇoÄŸu insanın günlük iÅŸi, yapılması gereken görevlerle doludur ve çalışma günleri bunlar için genellikle yeterli deÄŸildir. Sonuç: motivasyon azalır, önceliklerin belirlenmesi baÅŸarısız olur ve geride yapılması gerekenden çok daha fazla iÅŸ kalır.
​
Ve bu sadece profesyoneller için deÄŸil, aynı zamanda özel günlük yaÅŸam için de geçerlidir, çünkü akÅŸamları ve hafta sonları yapılacak çok ÅŸey vardır. Çocuklara ev ödevlerinde yardımcı olmak ve mutfak alışveriÅŸini halletmek, evi toplamak, aileyi ziyaret etmek ya da spor yapmak bunlardan bazıları olabilir. Pek çok insanın stres, gerginlik veya aşırı taleplerden dolayı baskı hissetmesine ÅŸaşırmamak gerekir. AraÅŸtırmalar Türkiye’de neredeyse her 10 çalışandan 9'unun iÅŸte stres hissettiÄŸini gösteriyor.
​
Bu durum, uzun vadede, iÅŸin kalitesi, kariyer ve nihayetinde fiziksel ve psikolojik saÄŸlık üzerinde olumsuz bir etkiye sebep oluyor. Bunun yanında, bu olumsuz etki, günümüzün yaygın hastalıklarından birine, kronik sırt problemlerinden tükenmiÅŸlik sendromuna kadar yakalanma riskini ciddi ÅŸekilde artırıyor.
​
Bu tuzaktan kaçınmanız için size destek sunuyoruz. Ä°ÅŸ akışınızı nasıl yapılandıracağınızı öÄŸrenip hayatınıza en kısa zamanda entegre edin.
GTD ile yapılandırılmış çalışma yöntemi
GTD, yalnızca çalışma yönteminiz için daha fazla yapı kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda uzun vadede stresi ortadan kaldırır ve üretkenliÄŸi gözle görülür ÅŸekilde artırır.
​
GTD ile kazanımlarınız:
-
Tüm görevlere ve sorumluluklara genel bakış
-
Günlük rutinde görevlerin daha iyi önceliklendirilmesi
-
Daha iyi karar verme yeteneÄŸi
-
Daha fazla güven duygusu, kontrol hissi ve bakış açısı
-
Daha etkili zaman yönetimi
-
Fikirler ve hayattaki gerçekten önemli ÅŸeyler için daha fazla alan ve yaratıcılık
Kendini yönetme yöntemi GTD
Dünyaca ünlü yönetim danışmanı David Allen tarafından geliÅŸtirilen GTD, öz yönetimin nasıl uygulanacağı, stres seviyelerinin nasıl azaltılacağı ve kiÅŸinin kendi üretkenliÄŸini ve yaratıcılığını nasıl artıracağı konusunda cevaplar saÄŸlar. Allen’a göre; bir ÅŸeyleri zihninden çıkarmak için zihnini kullanmalısın.
Bir ÅŸeyleri zihninden çıkarmak için zihnini kullanmalısın.
KastettiÄŸini ÅŸey aslında oldukça basit; zihninizde tuttuÄŸunuz her ÅŸey, uzun vadede bunları unutma korkusuyla sizi çıldırma noktasına getirir. Bunun yerine düÅŸünmeniz gereken ÅŸeyleri güvenilir bir yerde yazılı olarak kayıt altına almanızı öneriyor. Böylece zihninizin kapasitesini etkin bir ÅŸekilde kullanır ve aynı zamanda deÄŸerli düÅŸüncelerin, sonuçların ve kararların artık kaybolmadığından emin olduÄŸunuz için rahatlama hissedersiniz.
​
GTD'nin amacı, önce tüm kiÅŸisel görevler üzerinde kontrol kazanmak, ardından bireysel görevlerin gerçekte ne için kullanıldığını tanıyarak kiÅŸisel refahı artırmaktır. GTD'nin merkezinde, yapılandırılmış çalışmanın baÅŸarılı olmasını saÄŸlamak için pratik öneriler, ipuçları ve püf noktaları bulunur.
GTD’nin 5 adımı:
Aksiyonlarınız, randevularınız ve görevleriniz üzerinde kontrol sahibi olmak için her ÅŸeyden önce kapsamlı ve eksiksiz bir genel bakış elde etmek önemlidir. Bunu ve çok daha fazlasını aÅŸağıdaki beÅŸ aÅŸamada yapabilirsiniz.
Bu 5 adım ile;
​
-
Birçok insanın kiÅŸisel organizasyonundaki zayıf noktaların nasıl giderildiÄŸi ve yapılandırılmış iÅŸlerin nasıl çalıştığını öÄŸrenecek,
-
Daha verimli olmak için 5 aÅŸamanın nasıl uygulandığını görecek,
-
Çalışırken ve boÅŸ zamanlarınızda stresinizi nasıl azaltabileceÄŸinizi fark edeceksiniz.
1.Adım: Toparlama
Her ÅŸeyden önce, her geçen gün daha da hızlı hale gelen toplumumuzda her gün üzerimize çöken bilgi selini yakalamak veya toplamak ve kavramak önemlidir. Bu, zihninizin artık o kadar dolu olmadığı ve daha yapılandırılmış bir ÅŸekilde çalışabileceÄŸiniz anlamına gelir ve çok güzel bir histir!
Bu duygunun tadını çıkarabilmeniz için, e-postalardan, notlardan, telefon mesajlarından veya makalelerden gelen tüm bilgiler arasından gerçekten gerekli bilgileri filtrelemek için yeterli zaman ayırmalısınız. Bunu yapmanın en iyi yolu, bu bilgiyi yazmaktır. Ayrıca zihninizde dolaÅŸan ve dikkatinizi çeken düÅŸünceleri de mutlaka yazın. Bu düÅŸünce toparlamasının zihninizi son derece rahatlattığını hemen fark edeceksiniz.
​
Ek profesyonel ipucu: Her şeyin birikebileceği tek bir gelen kutusu temin edin. Eşyaların saklanabileceği (fiziksel veya dijital) ne kadar az yer varsa, toparlama o kadar başarılı ve eksiksiz olacaktır.
​
2. Adım: Değerlendirme
Ä°kinci adım, toparlanmış tüm düÅŸüncelerdeki her bir noktayı belirli bir prosedüre göre deÄŸerlendirmekle ilgilidir. AÅŸağıdaki soruların yanıtlanması gerekir:
1. Bu nedir? Belki bir randevu, geleceÄŸe yönelik bir fikir veya uzun zamandır deÄŸer verdiÄŸiniz bir plan veya bir dilek? Ya da uzun zamandır sizi meÅŸgul eden bir konu?
​
2. Aksiyon alınabilir mi, yani onunla bir ÅŸey yapılması gerekiyor mu? Bu sorunun sadece iki cevabı var: evet ya da hayır. Bu, soruyla baÅŸa çıkmayı kolaylaÅŸtırır. Herhangi bir iÅŸlem gerekmiyorsa, ya çöp sepetine aittir ya da sonraki projeler ve fikirler için yeniden gözden geçirilmesi gerekiyorsa referans materyali olarak kalabilir. Bu bile ÅŸimdiden biraz rahatlama getiriyor!
1
2
Aksiyon gerektirip gerektirmediği sorusu hemen bir rahatlama getirir: evet ya da hayır.
Hayır mı? Peki, o zaman zihninizden çıkarın.
Aksiyon gerekiyorsa da sorun yok. Bu görevi iki dakika içinde tamamlayabilir misiniz? Evet ise, o zaman hemen yapın.
​
Bu görev için doÄŸru irtibat kiÅŸisi siz deÄŸilseniz, bir iÅŸ arkadaşınıza devredebilirsiniz. Hemen devredin.
​
Aksi takdirde, görevin gerektirdiÄŸi bir sonraki adımı planlayın. Bunu yapmanın en iyi yolu, bunu somut ve görünür bir adım olarak doÄŸru fiilleri içeren kısa bir cümlede yazmaktır. ÖrneÄŸin: "Deepinsula ÅŸirketi ile bir randevu ayarla" veya: "Salı günü için sunumu tamamla."
​
EÄŸer, yapılması gerekli tek bir sonraki adım yoksa ve görevi tamamlamak 12 aydan fazla sürüyorsa, bu bir projedir.
3. Adım: Organize etme
Çok az insan yapılacaklar listesi oluÅŸturmak ve adımları yazmak ile ilgili sorun yaÅŸar. Ancak, listedeki her ÅŸeyin iÅŸlenmeden kalması ve zamanla kaybolması sorun oluÅŸturur. Bu nedenle, zaten çaba sarf ettiyseniz ve yapılacaklar listeleri oluÅŸturduysanız (GTD bunlara görev listeleri olarak atıfta bulunur), sonraki adımlarınızı baÄŸlamla ilgili listelere veya kategorilere atamak en iyisidir.
ÖrneÄŸin: "Yeni bir beyaz gömlek satın al" adımı "Ä°ÅŸle ilgili" kategorisine aittir. "Vergi danışmanını ara" aksiyonu "Aramalar" listesine, adreslerin güncellenmesi iÅŸi ise " Bilgisayardaki iÅŸler" kategorisinde yer almalıdır. Aileye gönderilen bir kargo, mantıksal olarak "Özel iÅŸler" listesinde bulunmalıdır. David Allen, kitabında yapılandırılmış çalışmayı kolaylaÅŸtıran bazı yararlı kategorileri bir araya getirdi. Hangi listelerin veya kategorilerin sizin için en iyisi olduÄŸu elbette size kalmış.
​
Yukarıda açıklanan projeler için ayrı bir kategori oluÅŸturmanızı öneririz. Bu kategoriye, bir proje bittiÄŸinde neye benzediÄŸini ve nihai hedefi de mutlaka yazın. ÖrneÄŸin, "Yeni ofise geçiÅŸ tamamlandı ve tüm çalışma arkadaÅŸları harika bir ortamda sorunsuz çalışabiliyor". Bir sonraki adımın ne olduÄŸu (ofis mobilyası için teklif al) yine projeye deÄŸil, uygun kategoriye (bilgisayardaki iÅŸler) atanır.
3
4. Adım: Yansıtma
"Düzen hayatın yarısıdır". Bu bilge eski söz, günümüz dünyasında listeleriniz, takvim giriÅŸleriniz ve gelen kutularınız söz konusu olsa bile güncelliÄŸinden hiçbir ÅŸey kaybetmemiÅŸtir. Bu yüzden bunları düzenli olarak gözden geçirerek düzenli tutun ve sıralamayı unutmayın! Ä°lgisi olmayan her ÅŸeyi atın veya silin! Yakın gelecekte olacak ÅŸeyleri ÅŸimdiden planlamaya baÅŸlayabilirsiniz. Artık içinizden geçen her ÅŸey üzerinde çalışıyorsunuz.
Deneyimler, biraz zaman alsa bile, düzenli gözden geçirme ve sıralama iÅŸlemini, mümkün olduÄŸunca sık, haftada en az bir kez olacak ÅŸekilde tekrarlamanın en iyisi olduÄŸunu göstermektedir.
4
5. Adım: Uygulama
BeÅŸ adımdan sonuncusu, daha önce kendi tanımladığınız ÅŸeyleri yapmakla ilgili olan adımdır. Peki ama hangi sırayla yapılmalı, hangisinin önceliÄŸi var? Önceden oluÅŸturulmuÅŸ baÄŸlam listesi burada devreye girer. Bu nedenle, ÅŸu anda ofisteyseniz, o zaman mantıklı bir ÅŸekilde dikkatinizi ÅŸu anda gerçekten ilgilenebileceÄŸiniz bir kategoriye verin ve Deepinsula ile randevu ayarlayın!
Listeye bir ÅŸey eklemek istemiyorsanız, ÅŸu anda “Günlük iÅŸler” listesi için endiÅŸelenmeyin. Artık Ä°stanbul’dan Ankara’ya giden uçakta, "Aramalar" listesini bilinçli ÅŸekilde unutabilir, ancak yaklaÅŸan görevleri "Hareket halindeyken bilgisayarda" kategorisine bakarak halledebilirsiniz. Böylece zihninizi yalnızca gerçekleÅŸtirilebilir görevlerle beslersiniz.
5
Sadece o an için geçerli olan listeye bakın ve
zaten yapamayacağınız şeylerle zihninizi meşgul etmeyin.
Son olarak, önemli bir ipucu; günün sonundan kısa bir süre önce, bir hafta sonu veya tatilden önce, gelecek yıl için bütçe planlaması veya yıl dönümü galası için konsept gibi daha büyük projelerle baÅŸlamak mantıklı deÄŸildir. Bu sadece stres yaratır.
​
Öncelikleri belirleme konusunda size bir ipucumuz var; daima size en uygun olan, yeterli zamanınızın olduÄŸu ve mevcut enerji seviyenize uyan kategoriden bir görev seçin.
​
Sizlere mutlu çalışmalar, yapılandırılmış iÅŸlerde iyi ÅŸanslar ve mümkün olan en düÅŸük stres seviyesini diliyoruz!
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.