ZAMAN YÖNETÄ°MÄ°
GTD Ä°LE DAHA FAZLASINI YAPIN
Zaman yönetimi - Zamanınızı verimli kullanın
Zaman yönetimi, önemli ÅŸeyler için zamana sahip olmak, onları odaklanarak tamamlamak ve iÅŸten sonra devam etmemeyi baÅŸarabilmek hedefine ulaşılmasını saÄŸlar.
Bu makalede cevabını bulacağınız sorular:
Çağımızın bir sorunu olarak "vakit bulamamak"
“Üzgünüm, zamanım yok!” Bu cümleyi günlük hayatın koÅŸuÅŸturmacasında ne sıklıkta duyuyorsunuz? Ya da belki kendimiz bu cevabı veriyoruz. Avusturyalı bir ÅŸair olan Ernst Ferstl bir keresinde ÅŸöyle yazmıştı: “YoksulluÄŸun en modern biçimi zamana sahip olmamaktır.” Gerçekten de zaman sorunu ÅŸimdiden bir salgın haline geldi.
​
Zamanınız yoksa, artık görevlerinizi takip edemezsiniz. E-posta gelen kutunuz taÅŸar. Masada da zihinde de bir kaos vardır. Hayal kırıklığına uÄŸramış yüzler bize aile ve arkadaÅŸların arka plana atıldığını hatırlatır. Kalbimizden geçen istekler/arzular umutsuzca kaybolur.
YoksulluÄŸun en modern biçimi zaman bulamamaktır.
- Ernst Ferstl
Bu nedenle, daha iyi “zaman yönetimi” için ipuçlarının her yerde bulunması ÅŸaşırtıcı deÄŸildir. Kitaplar, koçluk görüÅŸmeleri, eÄŸitimler ve uygulamalar, tükenen toplumdaki en büyük sorunu çözmemizi vaat ediyor. Hızlı ve rahat çalışmak için daha fazla zaman. Aile ve arkadaÅŸlar için daha fazla zaman. Ve hepsinden önemlisi, bizim için gerçekten önemli olan ÅŸeyler için daha fazla zaman.
ZAMAN YÖNETÄ°MÄ° MÄ° ÖZ YÖNETÄ°M MÄ°?
Açıkçası kiÅŸisel zaman yönetimi diye bir ÅŸey yoktur. Ne kadar iyi düÅŸünülmüÅŸ olursa olsun, hiçbir ilke veya yöntemle zamanı yoktan var edemeyiz. 48 saatlik bir iÅŸ günü bu nedenle bir imkansızlık olarak kalır. Bu karışıklığın sorumlusu “zaman yönetimi” teriminin kendisidir.
Bir saat bir saattir ve bir hafta bir haftadır. Zaman yönetiminin gerçekte ne anlama geldiÄŸi, zamanımızı nasıl yönettiÄŸimizdir. Ya da daha net söylemek gerekirse kendimizi nasıl yönettiÄŸimizdir. Bunu anladığımız anda, verimli ve etkili bir ÅŸekilde planlayabileceÄŸiniz bir yaÅŸam yolundasınız demektir. O zaman en önemli prensibi zaten anladınız:
Zaman yönetimi gerçekte kendi kendini yönetmektir.
Bu ilke birkaç kelime ile anlatılıyor. Kendinizi daha iyi organize ettiÄŸiniz, öncelikler belirlediÄŸiniz ve güvenilir bir sistemle yaÅŸayıp çalıştığınız ilk anda baÅŸarılar ortaya çıkacaktır.
​
Peki bu somut olarak ne anlama geliyor?
-
Bundan sonra projeleri zamanında bitirirsiniz.
-
Listenizdeki görevler giderecek azalır.
-
Fazla mesai yapmak söz konusu olmaz.
-
Günün sonu, akÅŸam 8’den önce rahatlamış bir zihinle baÅŸlar.
-
Zihnin evde olduğu ilk hafta sonu sabırsızlıkla beklenir.
Stresli, telaÅŸlı bir tempo ile akıcı bir dinginlik arasında kararı ne saat ne de takvim verebilir. Önemli olan ÅŸudur; zamanınızla ne yapıyorsunuz? Haftada yedi kez bize sunulan 24 saati nasıl deÄŸerlendiriyorsunuz? Bunları bir plan ve hedefle mi kullanıyorsunuz yoksa boÅŸa harcayıp zamanı kaybediyor musunuz?
Zaman yönetimine neden ihtiyacınız var?
Elbette, her birimiz daha fazla zaman isteriz. Ama tam olarak ne için? Ve bunun için nasıl bir yol izlenir?
-
Zamandan tasarruf etmenize yardımcı olan bir iÅŸ akışını içselleÅŸtirin.
-
Gerçekten önemli ÅŸeylere odaklanabilmek için yavaÅŸlamayı öÄŸrenin.
-
Takvim yönetiminizi optimize edin.
-
Ulaşmak istediğiniz kişisel kilometre taşlarını belirleyin.
-
Motivasyonlarınızı ve görevlerinizi düÅŸünün ve zamanınızı ne ile doldurmak istediÄŸinize karar verin.
Zaman Yönetimi ipuçları: Zaman Hedeflerinize ulaÅŸmak
Çalışmanızı bu yaklaşımın ilkelerine göre yaÅŸamaya ve düzenlemeye baÅŸladığınızda, daha fazla zamanın, daha az stresin ve daha fazla baÅŸarının tadını çıkaracaksınız. Önemli hedeflerinize daha hızlı ve daha tutarlı bir ÅŸekilde ulaÅŸacaksınız.
​
Bu noktada önemli adımlardan biri proje listelerini tutmaktır. Sadece iÅŸteki görevler için deÄŸil, özel hayatınız da dahil olmak üzere tüm hayatınız için proje listeleriniz olmalıdır. GTD’nin geliÅŸtiricisi David Allen için projeler, baÅŸarının ve bütünsel öz yönetimin yapı taÅŸlarıdır. Bir proje, birden fazla adımdan oluÅŸan ve hedef olarak istenen bir sonucu olan herhangi bir ÅŸeydir. ÖrneÄŸin, çocuklarınızın doÄŸum günü partisi ya da oturma odanızın duvarı için yeni bir renk olabilir.
​
Ancak, GTD daha da ileri gider. Mesele projeleri tanımlamak değil, bir sonraki aksiyonu doğrudan belirlemektir.
​
​
Yapılacak sıradaki ÅŸey nedir? Davetiye yazmak mı? Hırdavatçıdan boya almak mı? Ya da önce kardeÅŸinizi aramak ve onun için bir iyilik yapmak mı? Bir sonraki adımı belirleyerek zihninizde netlik oluÅŸturacak ve kendinizi doÄŸru yola yönlendireceksiniz, çünkü projenize devam etmek için ne zaman vaktiniz olursa, bir sonraki görevi zaten tanımlamış olduÄŸunuzdan hemen halledebilirsiniz.
​
Kendinizi sıkıcı, tekrarlanan düÅŸünce sürecinden kurtarmış olursunuz. Kağıt üzerinde çok daha iyi saklanan ayrıntıları hatırlamak, eve dönerken kolayca yapabileceÄŸiniz ÅŸeyleri unutmak söz konusu bile olmaz. Ä°çsel rahatlama ve kazanılan odak için GTD, size özel bir yöntem önerir.
1
2
GTD Ä°LE GÜNLÜK VE HAFTALIK PLANLAMA
Zaman milyoneri olmanın kesin yolu zamanımızı planlamaktır. Daha doÄŸrusu, zamanımızın içinde ne yaptığımızı, günlük ve haftalık plandaki randevularımızı ve görevlerimizi nasıl yönettiÄŸimiz önemlidir. Planlamada bir dakikanın uygulamada 10 dakika kazandırdığı kanıtlanmıştır. Bu, on deÄŸil, yüz deÄŸil, yüzde bin getiri saÄŸlar!
​
GTD, planlama ve sürdürme sanatını en üst düzeyde aktaran bir sistemdir. Öz yönetim felsefesi ve uygulamasında etkileri benzersizdir. Basit ve akılda kalıcı 5 aÅŸamaya dayalı olarak, zamanınız ve dikkatiniz gibi deÄŸerli kaynaklarınızı alan her ÅŸeyle baÅŸa çıkmak için talimatları bulacaksınız.
1
2
3
4
5
Zihninizi rahatlatın. Bir görevi temsil eden ÅŸeyleri veya takip etmek istediÄŸiniz ÅŸeyleri bir araya toplayın. Notlar, e-postalar, mesajlar, alışveriÅŸ listeleri, düÅŸünceler, endiÅŸeler veya fikirler.
Toparlanan her öÄŸeyi adım adım deÄŸerlendirin. Åžu soruları sorun: Herhangi bir iÅŸlem gerektiriyor mu yoksa imha edebilir miyim? Bunu hemen yapabilir miyim yoksa birkaç adıma mı ihtiyacım var? Yoksa bu benim iÅŸim deÄŸil ve bir meslektaşıma devredebilir miyim?
DeÄŸerlendirilen her öÄŸeyi uygun kategoriye ayırın. ÖrneÄŸin; e-postalar yalnızca internetiniz varsa yanıtlanabilir ya da yakınınızda bir telefon olduÄŸunda arama yapabilirsiniz veya sadece dışarıdayken alışveriÅŸe çıkabilirsiniz.
Tüm kategorileri gözden geçirmek hiçbir ÅŸeyi unutmamanızı saÄŸlar. Haftada bir kez tüm sisteminizin eksiksiz olup olmadığını kontrol edin. Önemsiz öÄŸeleri silmek, bir ÅŸeyleri kaçırmaktan daha iyidir.
Bireysel görevleri tamamlayın. Sisteminiz, doÄŸru ve önemli görevi seçmenizde size destek olur. Bu aÅŸamadaki kısıtlayıcı kriterler baÄŸlam, zaman ve kaynaklardır.
BÄ°R SONRAKÄ° AKSÄ°YON Ä°ÇÄ°N ODAKLANMANIN Ä°NANILMAZ GÜCÜ
Åžu sıralar zihninizden en çok ne geçiyor? Hangi sorunla karşılaşıyorsunuz? Belli bir fikre alışık mısınız? Zihninizde baÅŸka neler büyük bir yer kaplıyor?
​
Belki de hala karar verilmesi gereken bir tatil yolculuÄŸu yaklaşıyor. Belki iÅŸ arkadaşınızın gönderdiÄŸi bir e-posta sesi duydunuz ve bir fiyaskoya hazırlanmanız gerekiyor. Veya kesinlikle uygulanabilir olduÄŸunu düÅŸündüÄŸünüz heyecan verici bir iÅŸ fikriniz var.
​
Her ne ise, ÅŸimdi bir kalem kağıt alın ve yazın veya akıllı telefonunuza yazın. Tek bir cümlede, durumun dönüÅŸmesini istediÄŸiniz sonucu belirtin. Bu projeyi bitmiÅŸ olarak iÅŸaretlemeniz için ne olması gerekiyor?
​
“Yunan adalarında her ÅŸey dahil bir tatil rezervasyonu yapın” veya “X MüÅŸteriniz hakkında bilgi edinin” veya “Bahçe ürünlerinin satışı için online bir maÄŸaza oluÅŸturun” gibi basit bir ÅŸekilde belirtilebilir.
Zamanımız olmadığı için çoÄŸu zaman iÅŸleri halletmiyoruz.
Onları yapmıyoruz çünkü onlarla ne yapacağımızı tanımlamadık.
- David Allen
Bunu yaptıktan sonra, sizi hedeflediÄŸiniz sonuca yaklaÅŸtıracak bir sonraki fiziksel aksiyonu yazın. Hayatınızda bu projeyi tamamlamaktan baÅŸka yapacak bir ÅŸeyiniz olmasaydı, ÅŸimdi hangi görünür aksiyonu gerçekleÅŸtirirdiniz?
​
-
… birini ara?
-
… internet üzerinden araÅŸtırma yap?
-
… 10 dakikalık bir beyin fırtınası yap?
Her ne ise, bir sonraki aksiyonu da kağıda yazın.
Bu alıştırmayı yaptığınız zaman, muhtemelen GTD seminerine katılmış çoÄŸu kiÅŸi gibi hissedeceksiniz, daha fazla odaklanma ve kontrol sahibi olacaksınız. Önemli bir konuyu kontrol altında tutmanın verdiÄŸi güven duygusu ve onunla birlikte gelen rahatlama hissini fark edeceksiniz.
​
Bu sadece buzdağının görünen kısmı. 30 yıllık deneyime dayanan David Allen’ın zaman ve öz yönetim yaklaşımı, bireylerin ve ÅŸirketlerin maksimum çıktı/sonuç elde etmelerine yardımcı oluyor. Zaman eksikliÄŸi ve dikkat dağınıklığının hakim olduÄŸu bir dünyada, doÄŸru sistemleri ve yöntemleri kullanarak birçok kiÅŸinin tahmin ettiÄŸinden daha iyi bir algısal yeti elde edebilirsiniz.
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.